Olet täällä

Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta

Tavoitteet

Nesteen taloudellisen raportoinnin luotettavuuteen tähtäävän sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa riittävällä tavalla taloudellisen raportoinnin oikeellisuus sekä tilinpäätösten laatiminen lakien ja säädösten sekä sisäisten ohjeiden mukaisesti.

Nesteen sisäisen valvonnan järjestelmä pohjautuu kansainvälisen COSO-organisaation (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) julkaisemaan viitekehykseen.

Johto määrittää kontrollitavoitteet riskiperusteisesti. Nämä kontrollitavoitteet asettavat konsernin vähimmäisvaatimukset kontrolleille prosessien riskien lieventämiseksi ja taloudellisen raportoinnin luotettavuuden, säännösten ja ohjeiden noudattamisen sekä väärinkäytösten ehkäisemisen varmistamiseksi riittävällä tavalla liiketoimintaprosesseissa. Konsernin johtoryhmä ja tarkastusvaliokunta tukevat konsernin kontrollitavoitteita, jotka pohjautuvat johdon ohjeistuksiin, tarkastusraportteihin, Nesteen noudattamiin ohjeisiin ja säädöksiin sekä Neste Internal Control Principles -konserniohjeeseen. Tärkeimmät kontrollivaatimukset ylläpidetään Control Requirements over Financial Reporting (COFR) -ohjeistuksessa.

Valvontaympäristö

Osakeyhtiölain mukaan yhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.

Nesteen sisäisen valvonnan perustana on konsernirakenne, jossa liiketoiminta on jaettu liiketoiminta-alueisiin ja näitä tukeviin yhteisiin toimintoihin. Nesteen liiketoiminta-alueet ja taloushallinto ovat vastuussa siitä, että taloudelliseen raportointiin liittyvät kontrollit on määritelty ja ne ovat tehokkaat, riittävät ja ajantasaiset. Yksiköiden johto omistaa riskit ja kontrollit ja on vastuussa kontrolleista ja havaittujen puutteiden korjaamisesta.

Neste on perustanut sisäisen valvonnan toiminnon edistämään sisäisten kontrollien kehittämistä ja toteutusta koko yhtiössä. Sisäisen valvonnan toiminto seuraa tarkastajien suosituksia sisäisten kontrollien kehittämiseksi sekä seuraa ja varmistaa korjaavien toimenpiteiden toteuttamista liiketoiminnan johdon toimesta.

Lisäksi Neste on laatinut ja ottanut käyttöön COSO -viitekehyksen mukaisen sisäisten valvonnan konserniohjeen (Internal Controls Principle), joka korostaa sisäisten kontrollien tärkeyttä ja selkeyttää kolmen puolustuslinjan vastuita tehokkaiden kontrollien toteutuksessa liiketoimintaprosesseissa. Nesteen arvot ja johtamisjärjestelmä, mukaanlukien eettiset toimintaperiaatteet, ovat perustana taloudellisen raportoinnin valvontaympäristölle. Toimitusjohtaja ja yhtiön johto vastaavat eettisten toimintaperiaatteiden ja taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden merkityksen korostamisesta.

Riskien arviointi

Riskien arvioinnin edellytyksenä on, että organisaation tavoitteet on määritelty. Taloudellisessa raportoinnissa yleisenä tavoitteena on raportoinnin luotettavuus. Tämä tarkoittaa sitä, että liiketapahtumat kirjataan ja raportoidaan täydellisesti ja oikein. Riskien arviointi sisältää väärinkäytöksiin liittyvien riskien arvioinnin. 

Lisätietoja riskienhallinnan periaatteista on esitetty vuosikertomuksen Riskienhallinta-osiossa.

Kontrollitoimenpiteet

Kontrollitoimenpiteet ovat toimintaohjeita ja menettelytapoja, joita noudattamalla pyritään varmistamaan, että johdon määrittelemät, riskienhallinnan kannalta tärkeät toimenpiteet toteutetaan tehokkaasti. Taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimmät ohjeet on kuvattu sisäisen valvonnan konserniohjeessa (Internal Control Principle), tietojärjestelmien käyttöoikeuksia koskevassa konserniohjeessa (Access Risk Management Principle), prosessikuvauksissa, kuukausittaisen talousraportointiprosessin kuvauksissa sekä taloushallinnon ammattilaisille suunnatussa ohjeistossa (Finance Instructions).

Nesteellä on käytössään kontrollirekisterit, joissa on dokumentoitu tärkeimmät kontrollit taloushallinnon ja liiketoiminnan prosesseille. Muut konsernitason ohjeet ovat Nesteen johtamisjärjestelmässä (NMS).

Viestintä

Yhtiön viestintä tukee taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden ja täydellisyyden varmentamista. Nesteen henkilökunnalla on pääsy taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimpiin toimintaperiaatteisiin ja ohjeisiin. Taloudellisen raportoinnin ohjeisto, joka sisältää ohjeet konsernin laskentaperiaatteista, ennustamisesta ja raportoinnista, on tärkein keino viestiä taloudelliseen raportointiin liittyviä asioita. Sisäisen valvonnan koulutukset, tiedotustilaisuudet, julkaisut intranetissä ja työssäoppiminen ovat muita viestintäkanavia. Prosessin läpinäkyvyyden lisäämiseksi Nesteen henkilökunnalla on pääsy työkaluun, jossa sekä liiketoimintaprosessit että taloudelliset prosessit on kuvattu.

Nesteen liiketoiminta-alueet laativat johdolle säännöllisesti raportit toiminnan tuloksesta sisältäen analyysejä ja kommentteja suorituksen tasosta. Konsernin johtoryhmälle toimitetaan taloudelliset raportit kuukausittain. Väli- ja vuositilinpäätösten taloudelliset raportit käsitellään tarkastusvaliokunnan kokouksissa ja tämän jälkeen hallituksessa.

Seuranta

Kontrollien tehokkuutta seurataan säännöllisesti osana johtamista, sillä alun perin tehokas kontrolli voi muuttua tehottomaksi toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vuoksi. Muutokset prosesseissa, tietoteknisissä järjestelmissä tai henkilökunnassa voivat myös vaatia kontrollien muuttamista.

Hallitus ja tarkastusvaliokunta seuraavat säännöllisesti yhtiön taloudellista tulosta ja suoriutumista. Samalla seurataan, onko yhtiöllä riittävästi prosesseja, joilla arvioidaan riskejä ja kontrollien tehokkuutta taloudellisen raportoinnin osalta kaikilla organisaatiotasoilla. Tarkastusvaliokunta valvoo yhtiön taloutta, taloudellista raportointia, riskien hallintaa sekä sisäistä valvontaa ja tarkastusta osana yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmää.

Sisäisen valvonnan puutteet kommunikoidaan ajoissa korjaavista toimenpiteistä vastuussa oleville tahoille sekä tarvittaessa johdolle ja hallitukselle. Sisäinen tarkastus arvioi vuosittain taloudellisten raportointiprosessien sisäistä valvontaa sekä niihin liittyviä prosesseja ja menettelyitä osana liiketoimintaprosessien tarkastuksia.

Myös sisäisen valvonnan toiminto arvioi kontrollitoimenpiteiden riittävyyttä liiketoimintaprosesseissa, suosittelee korjaavia toimenpiteitä ja raportoi kontrollipuutteet yksiköiden johtoryhmille.