Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta
Tavoitteet
Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa riittävällä tavalla taloudellisen raportoinnin sekä tilinpäätösten laatiminen lakien ja säädösten sekä sisäisten ohjeiden mukaisesti. Näiden lisäksi sisäinen valvonta tukee liiketoimintaa näiden toiminnallisten ja strategisten tavoitteiden saavuttamisessa osallistumalla liiketoimintaprosessien kehitystyöhön.
Nesteen sisäisen valvonnan järjestelmä pohjautuu kansainvälisen COSO-organisaation (The Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission) julkaisemaan viitekehykseen.
Johto määrittää riskinottohalukkuuden tason määrittelemällä konsernitason kontrollien tavoitteet. Nämä kontrollitavoitteet asettavat konsernin vähimmäisvaatimukset kontrolleille talous- ja liiketoimintaprosessien riskien lieventämiseksi ja taloudellisen raportoinnin luotettavuuden, säännösten ja ohjeiden noudattamisen sekä väärinkäytösten ehkäisemisen varmistamiseksi riittävällä tavalla. Konsernin johtoryhmä ja tarkastusvaliokunta tukevat konsernin kontrollitavoitteita, jotka pohjautuvat johdon ohjeistuksiin, tarkastusraportteihin, Nesteen noudattamiin ohjeisiin ja säädöksiin. Nesteen kontrollitavoitteet on määritelty sisäisen valvonnan periaatteet - konserniohjeessa (Internal Control Principle), tietojärjestelmien käyttöoikeuksia koskevassa konserniohjeessa (Access Risk Management Principle) sekä mm. taloudellisen raportoinnin valvontastandardissa (Controls over Financial Reporting) ja tehtävien eriyttämmistä koskevassa standardissa (Segregation of Duties).
Valvontaympäristö
Osakeyhtiölain mukaan yhtiön hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
Nesteen sisäisen valvonnan perustana on konsernirakenne, jossa liiketoiminta on jaettu organisaatioyksiköihin. Nesteen liiketoiminta-alueet ja taloushallinto ovat vastuussa siitä, että taloudelliseen raportointiin liittyvät kontrollit on määritelty ja ne ovat asianmukaiset, ajantasaiset, tehokkaat ja riittävät. Yksiköiden johto omistaa riskit ja kontrollit ja on vastuussa kontrolleista ja havaittujen puutteiden korjaamisesta.
Neste on perustanut sisäisen valvonnan toiminnon edistämään sisäisten kontrollien kehittämistä ja toteutusta koko yhtiössä. Sisäisen valvonnan johto raportoi toimistaan säännöllisesti johtoryhmälle ja hallituksen tarkastusvaliokunnalle, joka valvoo yhtiön sisäisen valvonnan tehokkuutta. Sisäinen valvonta seuraa ja varmistaa toimenpiteiden toteuttamista liiketoiminnan johdon toimesta.
Sisäisen valvonnan konserniohje korostaa sisäisten kontrollien tärkeyttä ja selkeyttää kolmen linjan vastuita tehokkaiden kontrollien toteutuksessa liiketoimintaprosesseissa. Nesteen arvot ja johtamisjärjestelmä, mukaanlukien eettiset toimintaperiaatteet, ovat perustana taloudellisen raportoinnin valvontaympäristölle. Toimitusjohtaja ja yhtiön johto vastaavat eettisten toimintaperiaatteiden ja taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden merkityksen korostamisesta.
Riskien arviointi
Riskien arvioinnin edellytyksenä on, että organisaation tavoitteet on määritelty. Taloudellisessa raportoinnissa yleisenä tavoitteena on raportoinnin luotettavuus. Tämä tarkoittaa sitä, että liiketapahtumat kirjataan ja raportoidaan täydellisesti ja oikein. Riskien arviointi sisältää väärinkäytöksiin liittyvien riskien arvioinnin.
Lisätietoja riskienhallinnan periaatteista on esitetty vuosikertomuksen Riskienhallinta-osiossa.
Valvontatoimenpiteet
Valvontatoimenpiteet ovat toimintaohjeita ja menettelytapoja, joita noudattamalla pyritään varmistamaan, että johdon määrittelemät, riskienhallinnan kannalta tärkeät toimenpiteet toteutetaan tehokkaasti. Taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimmät ohjeet on kuvattu sisäisen valvonnan periaatteet -konserniohjeessa (Internal Control Principle), tietojärjestelmien käyttöoikeuksia koskevassa konserniohjeessa (Access Risk Management Principles), taloudellisen raportoinnin valvontastandardissa (Controls over Financial Reporting Standard), prosessikuvauksissa, kuukausittaisen talousraportointiprosessin kuvauksissa sekä taloushallinnon ammattilaisille suunnatussa ohjeistossa (Finance Instructions).
Nesteellä on käytössä globaali kontrollirekisteri, johon on dokumentoitu tärkeimmät kontrollit taloushallinnon ja liiketoiminnan prosesseille. Muut konsernitason ohjeet ovat Nesteen johtamisjärjestelmässä (NMS).
Viestintä
Yhtiön viestintä tukee taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden ja täydellisyyden varmentamista. Nesteen henkilökunnalla on pääsy taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimpiin toimintaperiaatteisiin ja ohjeisiin. Tärkeimmät keinot viestiä taloudellisen raportointiin liittyvistä asioista koostuvat sisäisen valvonnan koulutuksista, taloudellisen raportoinnin ohjeistosta sisältäen konsernin laskentaperiaatteiden lisäksi myös ennusteen laatimisen ja raportoinnin, tiedotustilaisuuksista, työssäoppimisesta, prosessien läpikäynneistä sekä julkaisuista sisäisillä kanavilla.
Nesteen liiketoiminta-alueet laativat johdolle säännöllisesti raportit toiminnan tuloksesta sisältäen analyysejä ja kommentteja suorituksen tasosta. Konsernin johtoryhmälle ja hallitukselle toimitetaan taloudelliset raportit kuukausittain. Väli- ja vuositilinpäätösten taloudelliset raportit käsitellään tarkastusvaliokunnan kokouksissa ja tämän jälkeen hallituksessa.
Seuranta
Kontrollien tehokkuutta seurataan säännöllisesti osana johtamista, sillä alun perin tehokas kontrolli voi muuttua tehottomaksi toimintaympäristössä tapahtuvien muutosten vuoksi. Muutokset prosesseissa, tietoteknisissä järjestelmissä tai henkilökunnassa voivat myös vaatia kontrollien uudelleen määrittämistä.
Hallitus ja tarkastusvaliokunta seuraavat säännöllisesti yhtiön taloudellista tulosta ja suoriutumista. Samalla seurataan, onko yhtiöllä riittävät prosessit joilla arvioidaan riskejä ja kontrollien tehokkuutta taloudellisen raportoinnin osalta kaikilla organisaatiotasoilla. Tarkastusvaliokunta valvoo yhtiön taloutta, taloudellista raportointia, riskienhallintaa sekä sisäistä valvontaa ja tarkastusta osana yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmää. Sisäisen valvonnan puutteet kommunikoidaan ajoissa korjaavista toimenpiteistä vastuussa oleville tahoille sekä tarvittaessa johdolle ja hallituksen tarkastusvaliokunnalle.
Sisäinen tarkastus arvioi vuosittain taloudellisten raportointiprosessien sisäistä valvontaa sekä niihin liittyviä prosesseja ja menettelyitä osana liiketoimintaprosessien tarkastuksia.
Sisäisen valvonnan toiminto suorittaa sisäisen valvonnan arviointeja kontrollitoimenpiteiden riittävyydestä liiketoimintaprosesseissa, suosittaa korjaavia toimenpiteitä ja raportoi kontrollipuutteet yksiköiden johtoryhmille.