Taloudellisen raportoinnin sisäinen valvonta
Sisäisen valvonnan tavoitteena on varmistaa taloudellisen raportoinnin sekä tilinpäätösten luotettavuus riittävällä tavalla. Lisäksi sisäinen valvonta tukee liiketoimintaa toiminnallisten ja strategisten tavoitteiden saavuttamisessa osallistumalla liiketoimintaprosessien kehitystyöhön.
Nesteen sisäisen valvonnan järjestelmä pohjautuu The Committee of Sponsoring Organizations (“COSO”, 2013) viitekehykseen.
Nesteen sisäisen valvonnan vaatimukset on määritelty sisäisen valvonnan periaatteet - konserniohjeessa (Internal Control Principle), tietojärjestelmien käyttöoikeuksia koskevassa konserniohjeessa (Access Risk Management Principle) ja niihin liittyvissä standardeissa.
Nesteen sisäisen valvonnan toiminto johtaa konserninlaajuista valvonnan kehittämistä ja monitoroi sisäisiä kontrolleja koko yhtiössä. Sisäisen valvonnan toiminto antaa tarvittavat ohjeet tehokkaiden kontrollien määrittämiseksi ja suorittamiseksi.
Valvontaympäristö
Hallitus vastaa siitä, että kirjanpidon ja varainhoidon valvonta on asianmukaisesti järjestetty. Toimitusjohtaja vastaa siitä, että yhtiön kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty.
Nesteen sisäisen valvonnan perustana on konsernirakenne, jossa liiketoiminta on jaettu organisaatioyksiköihin. Nesteen liiketoiminta-alueet ja taloushallinto ovat vastuussa siitä, että taloudelliseen raportointiin liittyvät kontrollit on määritelty ja ne ovat asianmukaiset, ajantasaiset, tehokkaat ja riittävät. Operatiivinen johto omistaa riskit ja kontrollit ja on vastuussa kontrolleista ja havaittujen puutteiden korjaamisesta.
Sisäisen valvonnan konserniohje korostaa sisäisten kontrollien tärkeyttä ja selkeyttää kolmen linjan vastuita tehokkaiden kontrollien toteutuksessa liiketoimintaprosesseissa. Nesteen arvot ja johtamisjärjestelmä, mukaan lukien eettiset toimintaperiaatteet, ovat perustana taloudellisen raportoinnin valvontaympäristölle. Toimitusjohtaja ja yhtiön johto vastaavat eettisten toimintaperiaatteiden ja taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden merkityksen korostamisesta.
Riskien arviointi
Riskien arvioinnin edellytyksenä on, että organisaation tavoitteet on määritelty. Taloudellisessa raportoinnissa yleisenä tavoitteena on raportoinnin luotettavuus. Tämä tarkoittaa sitä, että liiketapahtumat kirjataan ja raportoidaan täydellisesti ja oikein. Riskien arviointi sisältää väärinkäytöksiin liittyvien riskien arvioinnin.
Riskienhallinnan periaatteista on lisätietoa vuosikertomuksen Riskienhallinta-osiossa.
Valvontatoimenpiteet
Nesteen valvontatoimenpiteet ovat toimintaohjeita ja menettelytapoja, joita noudattamalla pyritään varmistamaan, että johdon määrittelemät, riskienhallinnan kannalta tärkeät toimenpiteet toteutetaan tehokkaasti. Taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimmät ohjeet on kuvattu sisäisen valvonnan periaatteet -konserniohjeessa (Internal Control Principle), tietojärjestelmien käyttöoikeuksia koskevassa konserniohjeessa (Access Risk Management Principles), taloudellisen raportoinnin valvontastandardissa (Controls over Financial Reporting Standard), sisäisen valvonnan prosessistandardissa (Internal Control Process Standard), prosessikuvauksissa, kuukausittaisen talousraportointiprosessin kuvauksissa sekä taloushallinnon ammattilaisille suunnatussa ohjeistossa (Finance Instructions).
Tärkeimmät kontrollit taloushallinnon ja liiketoiminnan prosesseille on dokumentoitu globaaliin kontrollirekisteriin. Konsernitason politiikat ja ohjeet ovat Nesteen johtamisjärjestelmässä (NMS). Kontrollirekisteriä ylläpidetään SAP GRC -alustalla, jota käytetään sisäisen valvonnan hallintaan.
Tiedottaminen ja viestintä
Yhtiön viestintä tukee taloudellisen raportoinnin oikeellisuuden ja täydellisyyden varmentamista. Nesteen henkilökunnalla on pääsy taloudellisen raportoinnin kannalta tärkeimpiin toimintaperiaatteisiin sekä kontrolliohjeisiin sisältäen kontrollien suoritus- ja valvontavastuut. Tärkeimmät keinot viestiä taloudellisen raportointiin liittyvistä asioista koostuvat sisäisen valvonnan koulutuksista, taloudellisen raportoinnin ohjeistosta sisältäen konsernin laskentaperiaatteiden lisäksi myös ennusteen laatimisen ja raportoinnin, tiedotustilaisuuksista, työssäoppimisesta, prosessien läpikäynneistä sekä julkaisuista sisäisillä kanavilla ja sivustoilla.
Nesteen liiketoiminta-alueet laativat johdolle säännöllisesti raportit toiminnan tuloksesta sisältäen analyysejä ja kommentteja suorituksen tasosta. Konsernin johtoryhmälle ja hallitukselle toimitetaan taloudelliset raportit kuukausittain. Osavuosikatsaukset ja tilinpäätökset käsitellään tarkastusvaliokunnan kokouksissa ja tämän jälkeen hallituksessa.
Seuranta
Tarkastusvaliokunta valvoo yhtiön taloutta, taloudellista raportointia, riskienhallintaa sekä sisäistä valvontaa ja tarkastusta osana yhtiön hallinto- ja ohjausjärjestelmää. Sisäisen valvonnan puutteet kommunikoidaan ajoissa korjaavista toimenpiteistä vastuussa oleville tahoille sekä tarvittaessa johdolle ja hallituksen tarkastusvaliokunnalle.
Sisäisen valvonnan toiminto suorittaa sisäisen valvonnan arviointeja kontrollitoimenpiteiden riittävyydestä liiketoimintaprosesseissa. Tulokset raportoidaan säännöllisesti johtoryhmälle.
Sisäinen tarkastus arvioi taloudellisten raportointiprosessien sisäistä valvontaa sekä niihin liittyviä prosesseja ja menettelyitä osana liiketoimintaprosessien tarkastuksia.